Главная
Новости
Строительство
Ремонт
Дизайн и интерьер




11.06.2019


01.05.2019


15.04.2019


27.03.2019


19.02.2019


15.02.2019


25.01.2019


23.01.2019





Яндекс.Метрика





Что такое система электронного документооборота


Электронный документ представляет собой файл, который дополняется подписью электронного типа. Такими документами можно обмениваться с налоговыми органами, контрагентами и внутри компании, используя на практике современные системы. Это очень удобно, поскольку ничего не придется распечатывать, бумаги не потеряются и не могут быть подделаны.

Что собой представляет система электронного документооборота

Это специальный сервис, который дает возможность ИП или же организации обмениваться документами в электронном виде. Процесс называется электронным документооборотом. Данный вариант востребован как в небольших, так и в крупных организациях.

Основные разновидности электронного документооборота следующие:

• Внутренние системы. Это те процессы, которые проводятся между руководством компании и ее сотрудниками. Они не регулируются действующими законами, так что правила обмена устанавливаются индивидуально каждым бизнесом.

• Внешние системы. В данном случае обмен документами проводится с контрагентами. Важно соблюдать на практике все установленные нормы, заранее изучив действующее законодательство.

• Документооборот с органами государства. Отчетность, а также прочая документация сдается в те ведомства, которые работают на государственном уровне.

Для ведения электронного документооборота нужно соблюдать всего 2 условия. Среди них:

• Все документы в обязательном порядке дополняются подписью электронного типа.

• Процессом пересылки документов должен заниматься оператор, который специализируется на этом вопросе.

Роль оператора электронного документооборота состоит в том, что он гарантирует, что файлы обладают юридической значимостью. Также профессионал внимательно следит за тем, чтобы информация передавалась в максимально безопасных условиях.

Основные преимущества электронного документооборота

Сильных сторон у СЭД системы электронного документооборота действительно много. Среди наиболее важных моментов можно выделить:

• вам удастся сократить расходы на печать, хранение, доставку документов, не нужно будет приобретать бумагу;

• документы в электронном формате можно хранить на серверах оператора в течение необходимого времени, сроки ничем не ограничены;

• взаимодействие с государственными органами станет более простым, можно отправлять файлы в суды и ФНС;

• можно отправлять, а также получать документы из собственной учетной системы (чаще всего на практике используется 1С);

• стало легко контролировать конкретный статус документа, вы сразу же узнаете о том, что он был доставлен и подписан;

• частота отказа со стороны налоговых служб уменьшается, поскольку риск ошибки в отчетной документации исключен.

Электронный документооборот в особенности актуален, если работа организации ведется со счетами-фактурами и декларациями по НДС. Помимо этого, без инновационных систем не обойтись, если у компании немало филиалов и контрагентов из других стран. С помощью электронного документооборота можно легко справляться с операциями, связанными с документами. Экономия ценного времени и денег будет налицо, поэтому решение будет вполне оправданным.