Главная
Электронный документ представляет собой файл, который дополняется подписью электронного типа. Такими документами можно обмениваться с налоговыми органами, контрагентами и внутри компании, используя на практике современные системы. Это очень удобно, поскольку ничего не придется распечатывать, бумаги не потеряются и не могут быть подделаны.
Что собой представляет система электронного документооборота
Это специальный сервис, который дает возможность ИП или же организации обмениваться документами в электронном виде. Процесс называется электронным документооборотом. Данный вариант востребован как в небольших, так и в крупных организациях.
Основные разновидности электронного документооборота следующие:
• Внутренние системы. Это те процессы, которые проводятся между руководством компании и ее сотрудниками. Они не регулируются действующими законами, так что правила обмена устанавливаются индивидуально каждым бизнесом.
• Внешние системы. В данном случае обмен документами проводится с контрагентами. Важно соблюдать на практике все установленные нормы, заранее изучив действующее законодательство.
• Документооборот с органами государства. Отчетность, а также прочая документация сдается в те ведомства, которые работают на государственном уровне.
Для ведения электронного документооборота нужно соблюдать всего 2 условия. Среди них:
• Все документы в обязательном порядке дополняются подписью электронного типа.
• Процессом пересылки документов должен заниматься оператор, который специализируется на этом вопросе.
Роль оператора электронного документооборота состоит в том, что он гарантирует, что файлы обладают юридической значимостью. Также профессионал внимательно следит за тем, чтобы информация передавалась в максимально безопасных условиях.
Основные преимущества электронного документооборота
Сильных сторон у СЭД системы электронного документооборота действительно много. Среди наиболее важных моментов можно выделить:
• вам удастся сократить расходы на печать, хранение, доставку документов, не нужно будет приобретать бумагу;
• документы в электронном формате можно хранить на серверах оператора в течение необходимого времени, сроки ничем не ограничены;
• взаимодействие с государственными органами станет более простым, можно отправлять файлы в суды и ФНС;
• можно отправлять, а также получать документы из собственной учетной системы (чаще всего на практике используется 1С);
• стало легко контролировать конкретный статус документа, вы сразу же узнаете о том, что он был доставлен и подписан;
• частота отказа со стороны налоговых служб уменьшается, поскольку риск ошибки в отчетной документации исключен.
Электронный документооборот в особенности актуален, если работа организации ведется со счетами-фактурами и декларациями по НДС. Помимо этого, без инновационных систем не обойтись, если у компании немало филиалов и контрагентов из других стран. С помощью электронного документооборота можно легко справляться с операциями, связанными с документами. Экономия ценного времени и денег будет налицо, поэтому решение будет вполне оправданным.